Juridisch

Privacybeleid

Versie 2.2 · Laatste update: 13 oktober 2026

Dit privacybeleid legt uit hoe Kastelier (handelsnaam van Cervantes Capital BV) omgaat met uw persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, een prijs of een offerte aanvraagt, ons mailt of een bestelling plaatst. We werken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk?

Cervantes Capital BV, met handelsnaam Kastelier, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens.

  • Maatschappelijke zetel: Karel Rogierstraat 34, 2000 Antwerpen
  • Ondernemingsnummer: 0630.649.458
  • BTW: BE 0630.649.458
  • E-mail: privacy@kastelier.be

2. Welke gegevens verzamelen we?

Bij een offerte-aanvraag of bestelling

  • Naam en voornaam
  • E-mailadres en telefoonnummer
  • Leveringsadres en factuuradres
  • Wat u over uw project doorgeeft: afmetingen, de ruimte, materiaalkeuze, en de plannen of foto's die u meestuurt
  • Facturatiegegevens, en het rekeningnummer waarvan u betaalt zodra u overschrijft
  • Voor B2B: bedrijfsnaam, BTW-nummer, contactpersoon en functie

Als u in de online planner aanmeldt om uw ontwerpen te bewaren

  • Uw e-mailadres, waarmee u zich aanmeldt. U krijgt een aanmeldlink per mail, een wachtwoord is er niet.
  • De ontwerpen die u bewaart: de naam die u eraan geeft, de maten en keuzes van uw kasten, het totaalbedrag zoals de planner het toonde en eventueel een klein beeld van het ontwerp.
  • Wanneer uw account aangemaakt en laatst gebruikt werd, en wanneer een ontwerp aangemaakt of gewijzigd werd.
  • Vraagt u vanuit de planner een offerte aan terwijl u aangemeld bent, dan koppelen we die aanvraag aan uw account en aan het ontwerp waaraan u werkte.
  • De aanmeldlink en de code in de aanmeldcookie bewaren we enkel als onleesbare vingerafdruk (een hash), nooit zelf.

Meldt u zich niet aan, dan blijft uw ontwerp enkel in de opslag van uw eigen browser op dit toestel en komt het pas bij ons toe als u zelf een aanvraag verstuurt.

Bij het bezoeken van de website

  • De gewone serverlogboeken van onze webserver: uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina, uw browser en het besturingssysteem. Die logboeken worden na ongeveer twee weken automatisch overschreven.
  • Kwam u via een advertentie of een zoekresultaat, dan houdt de site in de tijdelijke opslag van uw browser bij welke bron dat was, zodat we bij een aanvraag weten waar ze vandaan komt. Dat verdwijnt zodra u het tabblad sluit en er komt geen cookie of telpixel aan te pas.
  • We tellen op onze eigen server hoeveel sessies vanuit een knop naar de planner gaan, welke plannerstappen ze bereiken en of een aanvraag slaagt. Daarbij bewaren we alleen een willekeurige code voor dit tabblad, vaste gebeurtenisnamen en het paginapad zonder zoekgegevens. Geen naam, e-mailadres, IP-adres, user-agent of advertentiecode, en geen profilering.

Bij contact via e-mail of telefoon

  • De inhoud van uw bericht
  • De gegevens die u vrijwillig deelt

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Offertes en bestellingen uitvoeren (rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst)
  • Communicatie over uw project (productiestatus, levering, garantie)
  • Klantenservice en aftercare
  • Uw ontwerpen voor u bewaren in de online planner, zodat u ze op elk toestel terugvindt (rechtsgrond: uitvoering van wat u ons vraagt)
  • Wettelijke verplichtingen (boekhouding, BTW-aangifte, garantie-administratie)
  • Verbeteren van onze website en diensten (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang)
  • Marketing, alleen als u ons daar zelf om vraagt (rechtsgrond: toestemming). We hebben geen nieuwsbrief en we voegen u niet stil aan een lijst toe.

4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

  • Klantgegevens en bestellingen: 10 jaar (in lijn met onze garantietermijn en wettelijke bewaartermijnen voor boekhouding)
  • Offertes zonder bestelling: 2 jaar
  • Account in de online planner en uw bewaarde ontwerpen: tot 24 maanden na uw laatste gebruik, daarna wissen we ze automatisch. Een ontwerp dat u zelf verwijdert, is na 30 dagen definitief weg. Een aanmeldlink is 30 minuten geldig en wordt na twee dagen gewist. U kunt uw account en uw ontwerpen op elk moment laten verwijderen via privacy@kastelier.be.
  • Marketing-toestemming: tot u uw toestemming intrekt
  • Serverlogboeken van de website: ongeveer twee weken
  • Pseudonieme funneltellingen: maximaal 90 dagen. We bewaren een willekeurige sessiecode, het bezochte pad, de stap en het meetmoment.
  • E-mail en berichten: 3 jaar na het laatste contact

5. Met wie delen we uw gegevens?

We verkopen uw gegevens nooit aan derden en we doen niet aan advertentieprofilering. Dit zijn alle partijen die er iets van te zien krijgen, en wat precies:

  • Onze eigen server bij DigitalOcean, in het datacenter Amsterdam. Uw aanvraag, uw briefwisseling, uw meegestuurde plannen en de ontwerpen die u in de planner bewaart staan daar, in de Europese Unie.
  • Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) voor onze mailboxen. Alles wat u ons mailt passeert daar, net als de mails die wij u sturen, zoals de aanmeldlink voor de planner.
  • Telegram voor de interne melding van een nieuwe aanvraag. Wie een aanvraag doet, komt met naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van de aanvraag in een besloten berichtenkanaal dat alleen voor Kastelier toegankelijk is. Telegram zit buiten de Europese Unie.
  • Google (Gemini-API) om inkomende e-mail te helpen sorteren en samen te vatten. De inhoud van zo'n bericht wordt daarvoor naar Google gestuurd, dat het enkel op onze instructie verwerkt. Google zit buiten de Europese Unie.
  • Onze productie-partners: alleen wat nodig is om te maken (afmetingen, materiaal, kleur), zonder uw naam of adres.
  • Onze plaatsingspartners, als u voor plaatsing kiest: naam, adres en telefoonnummer om de afspraak te maken.
  • Transporteurs: uw naam, adres en telefoonnummer voor de levering.
  • Ons boekhoudkantoor: uw factuurgegevens, voor de wettelijke boekhouding.
  • Overheidsdiensten wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Met elk van deze partijen loopt de verwerking op onze instructie. Wilt u weten of een bepaalde partij iets van u heeft, mail dan naar privacy@kastelier.be.

6. Worden gegevens buiten de EU verwerkt?

Ja, op drie punten. Onze productie-partners zitten deels buiten de EU; die krijgen alleen productiegegevens zonder uw naam of adres. Telegram en Google, hierboven genoemd, verwerken wel persoonsgegevens buiten de EU. Voor die doorgiften steunen we op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's). Onze eigen server en onze mailboxen staan in de Europese Unie.

7. Welke rechten hebt u?

Onder de AVG hebt u deze rechten:

  • Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens we van u hebben
  • Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten verbeteren
  • Recht op verwijdering: u kunt vragen om uw gegevens te wissen, behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren
  • Recht op beperking: u kunt vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten
  • Recht op overdraagbaarheid: u kunt vragen om uw gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen
  • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking
  • Recht om uw toestemming in te trekken voor gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt

Stuur een e-mail naar privacy@kastelier.be om één van deze rechten uit te oefenen. We reageren binnen 30 dagen.

8. Klacht indienen?

Vindt u dat we niet correct met uw gegevens omgaan? Spreek ons eerst aan op privacy@kastelier.be. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

9. Cookies

Deze website zet geen cookies om te meten of voor reclame. De enige cookies zijn strikt noodzakelijk voor iets wat u zelf vraagt, namelijk aangemeld blijven. Daarvoor is geen toestemming nodig, en daarom is er geen cookiebanner en geen keuzevenster.

  • Eigen, beperkte telling. We gebruiken geen Google Analytics of iets vergelijkbaars. Een willekeurige code in de sessieopslag verbindt binnen dit ene tabblad de klik naar de planner, de bereikte stappen en de uitkomst van een aanvraag. De code verdwijnt uit uw browser zodra u het tabblad sluit.
  • Geen advertentiepixels. Er staat geen code van Meta, Google of LinkedIn op deze pagina's.
  • Tijdelijke opslag in uw browser. Kwam u via een advertentie of een zoekresultaat, dan bewaart de site die herkomst in de sessieopslag van uw browser, enkel voor dit ene bezoek. Zodra u het tabblad sluit, is het weg. Het blijft in uw eigen browser en wordt alleen meegestuurd als u zelf een aanvraag verstuurt.
  • Lettertypes van Google. Onze pagina's halen hun lettertype bij Google Fonts. Daarbij ziet Google uw IP-adres, zoals bij elk beeld of bestand dat uw browser elders ophaalt. Er wordt geen cookie bij geplaatst.
  • Aanmelden in de online planner. Meldt u zich aan om uw ontwerpen te bewaren, dan zet de planner één cookie (kastelier_klant) die u aangemeld houdt, 90 dagen of tot u afmeldt. Ze bevat enkel een willekeurige code, is niet leesbaar voor scripts op de pagina en wordt met niemand gedeeld. Ze is strikt noodzakelijk voor de werking.
  • Uw ontwerp op dit toestel. De planner bewaart uw ontwerpen ook in de opslag van uw eigen browser, zodat u verder kunt waar u was. Dat blijft op uw toestel en wordt niet naar ons gestuurd, tenzij u aanmeldt of een aanvraag verstuurt.
  • Achter de login. Het klantenportaal op /portal/ gebruikt wel één cookie, om u aangemeld te houden. Die is strikt noodzakelijk voor de werking en verdwijnt wanneer u afmeldt.

10. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen. De versie en de datum bovenaan tonen wanneer dat laatst gebeurde. Verandert er iets wezenlijks aan wat we met uw gegevens doen, dan melden we dat aan onze klanten per e-mail.

Contact

Vragen over dit beleid? Mail naar privacy@kastelier.be.